El 1 de octubre en el centro empresarial Lingotto de Turín, ha iniciado el V Congreso Nacional de la FIMP (Federación Italiana de Médicos Pediatras) con más de 2.500 inscritos y una duración de 4 días.

El título del congreso, “Asistentes de vuelo” se ha elegido en función a la voluntad de los pediatras de acompañar a las familias en el recorrido de todo el crecimiento de sus hijos ayudándoles a llevar un correcto estilo de vida desde los primeros años. El pediatra se siente parte del crecimiento de cada niño, y junto a sus padres, quiere prestarle ayuda hasta su total desarrollo.

El Congreso ha sido la ocasión de la FMIP para dar consejos útiles a los padres a través de la presentación de 2 decálogos: uno sobre la dificultad que tienen los más pequeños para dormir y otro sobre cómo proteger a los niños de los peligros de Internet.

 

1.La necesidad: gestión de las acreditaciones y la presencia de los participantes y diseño e impresión de las tarjetas

La agencia Caprimed nos ha contactado para proveerles un sistema para administrar e identificar a los participantes al evento y gestionar su presencia.

 

2. MeetMe: la solución de Infordata

 Para satisfacer las necesidades del cliente Infordata Sistemi ha elegido el software MeetMe para la gestión de eventos, un sistema completo para garantizar el control de los accesos, la gestión de la presencia, la acreditación de los invitados a los eventos y la creación de informes con todos los datos recogidos del sistema.

Para la acreditación al congreso se ha habilitado una secretaría con 10 azafatas. Los aprticipantes (médicos y enfermeras de varias categorías) se presentaban en el mostrador donde las colas estaban ordenadas en función de la inicial del apellido por orden alfabético (por ejemplo una primera cola con para los apellidos que empezaban con la A-C, otra de D a F etc). Cuando un participante se presentaba en el mostrador las azafatas le entregaban la tarjeta y la carpeta de trabajo, pero antes de esto las azafatas se encargaban de pasar la tarjeta por un lector UHF Desktop para confirmar la acreditación (automático) de la persona.

La mayor parte de las tarjetas se ha impreso con antelación antes de la celebración del congreso, durante este se han impreso sólo nuevas tarjetas para los últimos en inscribirse y para los invitados ocasionales. Dado que la duración del congreso era de más de un día, habitualmente los participantes olvidaban su tarjeta en el hotel y se les debía imprimir una tarjeta provisional. Como el software MeetMe puede administrar más de una tarjeta por persona el problema de calcular la presencia se ha solucionado fácilmente: si hubiera sólo la posibilidad de asociar una tarjeta por persona (con un solo número de serie) se perdería la asociación entre acreditaciones y presencia.

A través del software MeetMe para la gestión de congresos se monitorizaba constantemente el número de personas presentes en el congreso y la categoría medica a la que pertenecían. Esta información entre otras muchas cosas, era especialmente valiosa para calcular el número de menús y de sitios necesarios para las comidas y las cenas.

Al final del congreso la organización ha impreso los informes y diplomas de participación en funión de los datos y las personas acreditadas por medio de MeetMe.

Para la gestión de la presencia, dispusimos 4 tornos con antenas UHF conectadas a un controlador IS2300. A su vez, cada controlador estaba conectado a los netbooks que recogían los datos transmitidos por los números de serie de las tarjetas leídas. Para la lectura de la tarjeta era suficiente que las personas se encontrasen o pasasen cerca de los tornos. Las antenas de cada torno estaban direccionadas tanto hacia el interior como hacia el exterior para asociar el paso de las personas con una determinada entrada o salida. En base a la diferencia horaria entre la primera y la segunda lectura de la tarjeta, el software MeetMe puede calcular el tiempo de estancia en las salas o zonas seleccionadas. El cálculo de los créditos para la Educación Médica Continua.

También habilitamos una red Wi-Fi con diversos puntos de acceso para poder permitir la interacción entre el servidor y los dispositivos predispuestos en los tornos. Como en el centro de congresos no contaban  con una línea de Internet, utilizamos para la comunicación una simple llave de Internet UMTS que funcionó a la perfección. Por motivos de seguridad implementamos también un servidor local para evitar los ocasionales problemas de comunicación que pudieran surgir.

Números y resultados:

Inscritos al congreso: 2560

Inscritos acreditados: 1522

Número de lecturas realizadas en los tornos: 18449

Duración del congreso: 4 días

Se han considerado 540 minutos con intervalos de 14 minutos cada uno. El máximo número de acreditaciones por intervalo ha sido de 81, en el intervalo que inicia a las 13.40. El número total de acreditaciones ha sido de 929.

A las 14.08 se han acreditado la mitad del total de todos los que tenían derecho a hacerlo en el periodo considerado, a las 14.50 el 75%, a las 15.18 el 90%. El último acredito se ha realizado a las 17.57.