Para presentar las últimas novedades tecnológicas, cada año se organiza una convención a la que se invita a los mejores clientes. El resultado son más de mil invitados, representantes de las más importantes empresas mundiales, de Luxemburgo a Japón, de EEUU a Rusia, de Brasil a china y de Italia a Argentina.

Además de la elección de la localización, la cualidad del catering y la organización de las ponencias, en el último año cabe destacar la presencia de la tecnología RFID, que ha contribuido al éxito del encuentro mediante la gestión de todos los servicios relacionados con la detección e identificación de personas.

El partner tecnológico del proyecto ha sido Infordata Sistemi, empresa especializada de Trieste, Italia, que ha aportado toda su experiencia en el ámbito y especialmente en lectores a radiofrecuencia, tarjetas y smart card. 

Infordata ha suministrado el sistema de gestión de eventos MeetMe, una plataforma que usa la tecnología a radiofrecuencia para gestionar y registrar a los invitados, controlar los acceso y calcular y analizar la asistencia en tiempo real. 

La solución, que puede interactuar con todos los principales sistemas de identificación automática existentes, ha sido configurada para funcionar a través de un sistema de lectores wireless y tarjetas con etiquetas RFID. Es un sistema contactless que funciona sin la necesidad de realizar una lectura manual.

“El cliente necesitaba un sistema para la gestión completa del evento, – ha explicado Marko Petelin, Director Comercial de Infordata Sistemi – de la elaboración y envío de las invitaciones al control de los accesos y elaboración de informes. Se ha entregado a los participantes un pase con doble tecnología RFID para la detección de presencia. Hemos optado por los tag Uhf ya que los pases tenían que poder leerse a distancia para poder contabilizar la asistencia en la sala plenaria. La solución implementada ha conseguido determinar en tiempo real el número de personas presentes en el evento principal y en los eventos secundarios. Además se podía saber si un invitado estaba presente y donde se encontraba exactamente”.

La tecnología Uhf ha sido elegida en función de sus características, que permiten identificar a las personas de manera transparente y veloz independientemente del número.

Gracias a MeetMe ha sido posible confirmar la asistencia de los participantes a través del sitio web de la compañía, añadiendo también a los nuevos participantes, acreditarles e imprimir los pases. De hecho, la gráfica de los participantes se ha integrado con la base de datos del cliente.

En detalle, se ha proveído de un equipamiento de 4 iMac y 4 impresoras Zebra GK420 que se han ubicado en los mostradores de la recepción. En el caso de que los participantes hubieran perdido el pase o no les hubiera sido entregado, se emitía instantáneamente una nueva tarjeta.

A los dos ingresos de la sala plenaria se han instalado lectores Uhf IS2300 que leían las tarjetas de los asistentes mientas estos accedían a la sala, de esta manera, los responsables del servicio estaban constantemente actualizados sobre quién estaba presente en la sala en tiempo real.

Para organizar a los participantes y las sesiones o encuentros fuera de las salas, se ha desarrollado una aplicación NFC ad hoc instalada en los teléfonos móviles Nokia 6212. Gracias a este software ad hoc, las azafatas leían las tarjetas de los participantes con el teléfono para cada encuentro de la agenda, desde una visita a las instalaciones hasta la hora de encuentro para ir en autobús a la cena organizada. Los teléfonos móviles enviaban los datos en tiempo real al servidor de MeetME a través de la red GPRS. 

Gracias al RFID los datos obtenidos de la detección de personas se han inserido en el sistema permitiendo que al final del evento se crease de forma automática un informe completo sobre la asistencia. 

De este modo, la dirección ha podido analizar los feed back del evento y determinar la cualidad de los resultados y los eventuales factores a mejorar en vista de la próxima convención para el 2011.

Artículo publicado en:
http://thebizloft.com/rfid-e-crm-una-convention-di-successo