Lo scorso 9 luglio è stato pubblicato sulla Gazzetta ufficiale il nuovo decreto ministeriale che introduce il Libro unico del lavoro (articolo 39 del d.lgs. n. 112/2008). Il Libro unico del lavoro è una novità importante poiché semplifica la gestione del personale abolendo i libri matricola e paga.

La manovra del governo ha la finalità di alleggerire parzialmente le aziende del carico dei adempimenti, elimina tutti i registri (ad eccezione del libro infortuni): al loro posto introduce il libro unico del lavoro su cui devono essere registrati i dati anagrafici, contrattuali previdenziali e fiscali dei lavoratori dipendenti, dei titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa e degli associati in partecipazione. Tutti i datori di lavoro privati hanno tempo fino il giorno 16 del mese successivo per iscrivere i collaboratori nel Libro, e non più giorno per giorno.

Il decreto ministeriale prevede che il libro unico possa essere tenuto in tre modalità:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'Inail
- con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del modulo continuo. Il DM conferma, quindi, l'obbligo della vidimazione preventiva. In alternativa è consentita la stampa «laser» dopo aver ottenuto l'autorizzazione dell'Inail.
- l'archiviazione e l'elaborazione automatica dei dati, e a questo proposito è disposto che ogni singola scrittura costituisca documento informatico. Quindi la semplificazione muove dalla possibile eliminazione del “libro”cartaceo, con la immediata operatività della tenuta informatizzata. In questo caso, non sono necessarie autorizzazione né vidimazione, ma occorre comunicarne l'uso alla direzione provinciale del Ufficio del Lavoro.

Il decreto ministeriale prevede per le aziende un passaggio graduale al Libro unico di lavoro, che poi dovrà essere obbligatoriamente conservato per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Fino al 16 gennaio 2009 i datori di lavoro continueranno a tenere con le regole attuali il libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze, il registro dei lavoratori e il libretto personale di controllo per i lavoratori a domicilio.
I datori di lavoro privati potranno adempiere agli obblighi contabili tenendo il solo “LIBRO PAGA”, poiché sarà immediata invece l’abrogazione del LIBRO MATRICOLA. Una volta istituito, poi, non sarà necessario conservare il libro unico del lavoro sul luogo dove si svolge l'attività lavorativa, come era per il libro di paga e di matricola. Il libro unico del lavoro potrà essere conservato o presso la sede legale del datore di lavoro o presso lo studio del consulente del lavoro oppure presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese.
In caso di ispezioni il libro unico del lavoro potrà essere esibito anche per posta elettronica o per fax entro i termini assegnati qualora si tratti di attività mobili o itineranti. C'è l'obbligo della tenuta dei dati per cinque anni precedenti l’accertamento.

Inoltre, l'articolo 40 del decreto ministeriale n. 112, modificando l'art. 5 della legge n. 12 del 1979, dispone che la documentazione dei datori di lavoro privati possa essere tenuta presso lo studio dei consulenti del lavoro o di altri professionisti abilitati, semplicemente comunicando le generalità dell'incaricato e del luogo ove si trovano detti documenti alla Direzione provinciale del lavoro competente.

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