1. Il cliente: Congresso FIMP 2011

Caprimed, agenzia organizzatrice di eventi e congressi, ha scelto Infordata Sistemi per gestire il controllo accessi e presenze e per l’identificazione degli invitati attraverso badge per il V° Congresso Nazionale della FIMP.

L’1 ottobre al Lingotto di Torino è iniziato il V° Congresso Nazionale della FIMP (Federazione Italiana Medici Pediatri) con oltre 2.500 iscritti e una durata di 4 giorni.

Il titolo del Congresso FIMP ‘Assistenti di volo’ è nato con l’intento da parte dei pediatri di accompagnare le famiglie nel percorso di crescita dei propri figli e insegnare loro un corretto stile di vita, fin dai primi anni. Il pediatra si sente partecipe assoluto del percorso di crescita del bambino e, accanto ai genitori, lo vuole accompagnare fino all’età del completo sviluppo.

Il Congresso è stato l’occasione per la FIMP di dare consigli utili ai genitori, presentando 2 decaloghi: uno sulle difficoltà che hanno i figli ad addormentarsi, l’altro rivolto a come difendere i bambini contro le insidie presenti nel mondo di Internet.

 

 

2. L’esigenza: Gestione degli accrediti e le presenze dei partecipanti e fornitura dei badge per gli assistenti

La Caprimed ci ha contattato per fornire un sistema per gestire ed identificare i partecipanti all’evento e le loro presenze.

 

 

 

3. MeetMe: la soluzione di Infordata

Per soddisfare le necessità del cliente Infordata Sistemi ha scelto il software MeetMe per la gestione eventi, un sistema completo per garantire il controllo accessi, la gestione delle presenze, l’accreditazione degli invitati ai congressi e la creazione di un report con tutti i dati raccolti dal sistema (foglio presenze).

Per l'accreditamento al congresso è stata predisposta una segreteria con 10 hostess. I partecipanti (medici e infermieri di varie categorie) si presentavano al desk. Sono state predisposte più postazioni in ordine alfabetico per dividere le file (es. colonna con cognomi da A a C, da D a F, etc.). Quando una persona si presentava al desk le hostess dovevano consegnare al partecipante il badge e la cartella dei lavori, ma prima di consegnare il badge dovevano passarlo su un lettore UHF Desktop per confermare l'accredito (automatico) della persona.

La maggior parte dei badge è stata pre-stampata prima del congresso, durante il quale sono solo stati stampati dei badge nuovi per gli ultimi iscritti e per gli ospiti. Visto che il congresso durava più giorni capitava spesso che i partecipanti dimenticassero il badge in albergo, quindi dovevamo ristampare dei nuovi badge provvisori. Visto che il software MeetMe può gestire più di un badge per persona il problema di calcolare le presenze è stato facilmente risolto: se ci fosse infatti la possibilità di associare un solo badge alla persona (con il relativo serial number) si perderebbe l'associazione di accrediti e presenze. Tramite il software gestione congressi MeetMe si monitorava costantemente il numero delle persone che si sono presentate al congresso e a che categoria appartenevano. Questa è stata un'informazione preziosa per gli organizzatori in quanto serviva per calcolare il numero dei pasti e tavoli necessari per pranzi e cene.

Alla fine del congresso l'organizzazione  ha stampato gli attestati di partecipazione in base ai dati delle persone accreditate tramite il MeetMe.

Per le presenze invece abbiamo predisposto 4 varchi con antenne UHF collegate al controller IS2300. Ogni controller a sua volta era collegato a dei netbook che raccoglievano i dati dei serial number letti. Per la lettura dei badge è sufficiente che le persone si trovino o passino in prossimità del varco per essere tracciate. Ad ogni varco abbiamo predisposto più antenne, direzionate sia verso l'interno delle sale che verso l'esterno, in questo modo è stato facile associare il passaggio della persona ad un’entrata o ad un’uscita. In base alla differenza oraria tra la prima e la seconda lettura del badge il software MeetMe è in grado di calcolare il tempo di presenza nelle sale/zone. Il calcolo delle presenze dei medici ed infermieri è stato utile al fine di riconoscere i crediti formativi per l'ECM.

Abbiamo predisposto anche una rete Wi-Fi con diversi access point e WiFi repeater per poter far dialogare con il server anche i dispositivi predisposti ai varchi. Poiché nel palazzo del congresso non avevamo a disposizione una linea Internet abbiamo usato per la comunicazione una semplice chiavetta Internet UMTS che ha svolto egregiamente il lavoro. Per sicurezza abbiamo predisposto in loco un server di backup nel caso ci fossero stati problemi di comunicazione.